Comment mieux gérer votre relation client par email?


Aujourd’hui, comment procédez vous pour standardiser votre relation client par email ? Quels sont les moyens que vous offre votre gestionnaire d’emails pour la personnalisation de votre service client?
Ne vous arrive-t-il jamais, à vous ou votre équipe, de recevoir un mail client, sans que ce dernier n’omette de mentionner sa référence, son nom de facturation ou son numéro de commande ?
Quels sont les outils qui vous permettent de gérer facilement les collaborateurs affectés à un client? Les délais propre aux clients? Ou encore les adresses de contact dédiées à ces clients spécifiques? Nous allons voir comment notre logiciel de service et support client peut changer ça.

Logiciel de service et support client avec indentification de l’expéditeur

logiciel de support client

Notre logiciel de service et support client par mail change la donne.
L’expéditeur est reconnu par votre messagerie collaborative et lié à son compte client.
L’adresse email, ou le nom de domaine de votre client sont identifiés afin que vous n’ayez pas à le faire. De ce fait, le nom et la référence du client sont visibles dans votre boîte de réception partagée.
Vous savez directement évaluer quel mail est à traiter en priorité, en effet les clients peuvent se voir attribuer une notation d’urgence selon vos besoins

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La messagerie d’entreprise Imail, vous permet aussi de prédéfinir le délai de traitement souhaité par le client. Le but, afficher le délai d’expiration du mail dans votre grille d’affichage des emails avec un code couleur très simple pour ne jamais répondre hors délai à vos clients prioritaires.

messagerie client solution
Boîte de réception

Vert = + de 3 heures de délai restant
Jaune = entre 1 et 2 heures de délai restant
Rouge = plus que 1 heure de délai restant
Noir = délai dépassé restant

Prenons contact

Programme de service client avec personnalisation de la relation client

L’option du routage intelligent des emails entrants permet  l’assignation automatique (si elle est activée) d’un agent le plus disponible, la charge de travail liée au mail est prise en compte afin que le mail soit réceptionné par la personne la plus disponible dans le but d’obtenir une réponse plus rapidement.

service client par email

Notre programme de service client vous permet également la personnalisation de votre relation client par l’email.
En effet, si vous en avez besoin, notre solution de traitement des mails client permet de définir des collaborateurs dédiés par client ainsi que des réponses automatiques et des signatures personnalisées et  centralisées. Ainsi, votre client arrive toujours auprès du bon collaborateur en charge de son dossier et votre client visualise le collaborateur qui a traité sa demande grâce à la signature des emails.
Vous pouvez également configurer des alias en vue de les rattacher à des clients spécifiques. Afin que le client puisse bénéficier d’une adresse de contact personnelle, sans que vous ayez à en acheter une et la configurer. C’est “effectué” par le routage intelligent après une facile et brève configuration.

Pour les clients pour lesquels vous ne définissez pas de collaborateurs dédiés, comme mentionné plus haut, le routage intelligent des emails entrants, prend en compte donc la charge de travail liée aux mails et dirigera alors le mail vers la personne la plus à même d’y répondre.

Solution support client avec outils collaboratifs

outils collaboratifs

Lorsqu’un mail contient plusieurs questions requérant l’interactions de plusieurs de vos agents, là encore ce n’est pas un problème car vous bénéficiez de la possibilité soit de partager le mail avec d’autres collaborateurs ou bien de dupliquer le mail et l’assigner à un autre département. Le mail centralisé peut se partager ou s’assigner en incluant des notes et des fichiers internes et en reprenant tout l’historique des événements liés à cet échange. Afin que la personne qui est mise en charge de son traitement ait toujours une vision des actions précédentes.
Bref, vous et vos équipes êtes équipés pour que vos clients reçoivent toujours des réponses de qualité dans les meilleures délais possibles.

messagerie collaborative
Messagerie de support client pour une gestion du mail optimisée

Toutes ces fonctionnalités vous donne les avantages d’une personnalisation client au sein d’une messagerie partagée.
C’est-à-dire que vous n’avez plus besoin de créer plein d’adresses emails personnelles pour chacun de vos client auxquels vous désirez offrir une relation personnalisée.
En tant que responsable, actuellement, vous ne disposez pas d’une visibilité sur le bon traitement des demandes client, avec notre messagerie d’entreprise vous bénéficiez d’interfaces dédiées aux responsables en vue de superviser, coordonner et interagir si nécessaire.
Sans oublier les interfaces de statistiques post traitement du mail afin de vérifier le bon fonctionnement de votre gestion des mails en équipe.

statistique emails entrants

De plus, quand un collaborateur est absent ou quitte l’entreprise, il faut rediriger toutes les demandes des clients reçues après son départ sur l’adresse dont il aurait eu la charge.

meilleure messagerie client entreprise

En résumé grâce à notre messagerie professionnelle, vous conservez une relation client optimale avec des collaborateurs dédiés à des clients spécifiques, tout en bénéficiant des fonctionnalités pour superviser, collaborer et centraliser l’ensemble de vos demandes clients au sein d’un seul et même outil collaboratif.

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