Êtes-vous vous aussi confrontés la problématique d’une gestion de boîtes mail communes gérées par plusieurs personnes ?Effectivement sans messagerie d’équipe collaborative pour vous aider vous et vos équipes, le suivi des emails client est très compliqué.
Les outils collaboratifs pour la gestion de mails sont souvent inexistants. Or la gestion des demandes client, vous amène à travailler en équipe.
Comment pouvez-vous donc en finir avec les: «qui répond à quoi ?», «les mails perdus dans les dossiers» ou encore le très classique «j’ai trop d’emails qui ne me concernent pas»?
Sans oublier le transfert de mails qui n’aide pas…
Bref: Comment améliorer la gestion boîte mail partagée ?
Notre gestionnaire d’emails collaboratif répond à tous vos besoins pour le traitement et suivi des demandes clients sur vos adresses emails communes.
C’est vrai pour l’équipe en charge des emails et pour le responsable.
L’accès à l’information et le partage d’information sont simples et fluides grâce à la centralisation des boîtes de réception.
De plus, nous vous permettons la personnalisation de votre relation client.
Sans oublier l’accès à des interfaces de supervision.
Le mail collaboratif pour un suivi client optimal
Pour savoir quoi faire, il faut d’abord savoir où agir.
C’est pourquoi nous avons conçu une boîte de réception collaborative avec une vision claire avec un affichage direct à l’information.
Ne sont affichés que les mails en cours de traitement.
Ces mails ont chacun une jauge de traitement ainsi qu’une boule de couleurs relative au délai écoulé.
Le tout pour que vous puissiez agir sur les demandes prioritaires.
Quant aux emails traités, ils sont archivés automatique et disponibles en un clic si besoin.
Aucun mail oublié et des réponses dans les délais.
Les échanges sont centralisés en un seul endroit
Afin de partager les informations et travailler efficacement en équipe, nous « supprimons » le transfert de mails internes.
Effectivement, nous instaurons la boîte mail collaborative partagée pour les équipes avec la possibilité de déléguer le mail. De ce fait, en plus du dossier personnel qu’a chacun de vos collaborateurs, vous avez un dossier partagé, un pot commun où se trouvent les emails centralisés pour les agents concernés.
Le mail collaboratif centralisé regroupe l’ensemble des actions effectuées par vous et vos collaborateurs. L’historique de celles-ci est visible sous forme événements afin de savoir qui a fait quoi.
Vos agents peuvent ajouter des commentaires visibles en interne au gré des besoins.
« J’ai trop d’emails qui ne me concernent pas », oubliez cette phrase !En effet, selon la demande, elle sera transmise au chargé de compte en charge de ce type de demande ou du client.
Deuxièmement, si un email n’entre par dans le champs d’actions de votre agent, il peut le déléguer au(x) collègue(s) approprié(s) en incluant ou non un commentaire.
En bref, vous pouvez collaborer et vous entraider selon chaque situation donnée (toujours sans transfert 😉).
“Se réunir est un début; rester ensemble est un progrès; travailler ensemble est la réussite”
– Henry Ford
Notre messagerie collaborative professionnelle inclut une gestion de collaborateurs dédiés à des clients spécifiques.
Votre client est identifié dès la réception et il est affecté au bon interlocuteur.
Imail vous permet également d’inclure des signatures dédiées au client avec son numéro de ligne direct et son adresse email dédiée.
Vous pouvez également définir des délais de traitement différents selon chaque client.
Une relation client optimale et personnalisée grâce à notre boîte mail collaborative.
Imail inclut également une distribution équitable de vos emails client entre vos différents agents. Pour ce faire, nous prenons en compte la présence de vos collaborateurs (intégrant les jours d’absence) et s’ils sont connectés ou non à l’application. Ainsi, lors de la réception d’un nouveau mail, nous analysons quels sont vos collaborateurs disponibles. De même, que la charge de travail de chacun d’entre eux.
Après cela, le système assigne automatiquement le mail à votre collaborateur le plus disponible.
Vous avez également à disposition la possibilité d’assigner un mail manuellement en sélectionnant l’option « le plus disponible », de ce fait le collaborateur qui a besoin d’assigner un mail à un collègue n’a pas à se soucier s’il est surchargé ou qu’il soit bien présent.
La demande client trouve toujours le bon interlocuteur
En tant que responsable, vous êtes amené à gérer des équipes or jusqu’ici la gestion du mail était cloisonnée et opaque.
À l’inverse avec Imail, vous bénéficiez d’interfaces responsables afin de gérer en temps réel vos agents selon le flux d’emails entrants et la situation réelle de vos équipes. C’est pourquoi nous avons développé un tableau de bord avec des statistiques en temps réel pour mesurer la productivité vos équipes.
De plus, vous avez également une interfaces statistiques pour connaître votre délai de réponse moyen, par compte, par agent ou par client et même par typologie.
Imail c’est une efficacité mesurable.
Découvrez, dès maintenant les avantages de votre gestion sereine des emails professionnels au quotidien.
DEMO
