La problématique des emails – comment gérer ses mails pro?

La gestion des emails en entreprise et le suivi compliqué des emails clients des adresses communes


Comment gérer ses adresses email communes ?

En bref: l’email est le canal de communication favorisé par les clients.
Vous et vos équipes recevrez toujours plus d’e-mails client. Or la gestion de boîte mail partagée en entreprise et son suivi sont devenus pénibles: “Quelqu’un à répondu au mail du client? Qui ? Quoi? Et quand?…”
Dès lors comment gérer ses mails? La réponse la plus commune à cette problématique est la chaîne de mails en copie à chaque échange mais elle n’est pas la plus efficace.
Résultat vous avez toujours plus de mails dans votre inbox (qu’ils vous soient pertinents ou non) mais jusqu’à maintenant aucun moyen de vous assister dans leur gestion.

gestion des emails entrants compliquée
= moyenne de mail PRO reçus/utilisateur/jour

Imail, boîte de réception partagée

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La problématique du traitement des mails, pourquoi ?


Le manque de moyen de mis à disposition des équipes résulte en une gestion chronophage et laborieuse.

Manque de vision

Face à un volume de mails importants ça rend les gestionnaires de mails communs obsolètes.

Aucun outil collaboratif

Aucun moyen sur la nécessité de travail collaboratif sur vos adresses emails communes.

Pas de contrôle sur les délais de réponse

Répondre dans un délai correspondant à l'attente du client est difficile.

Pas d'outils de supervision

Le pilotage des équipes par les responsables n'est pas prévu dans la gestion habituelle du mail.

Pas de reconnaissance des demandes

Identifications des clients absentes.
Identifications des demandes absentes.

Information non centralisée

Le mail est resté dans une gestion individuelle et isolée, ce qui impacte son bon traitement.

Améliorez traitement des mails et faîtes de la communication client votre force !

Comment gérer ses mails ? Messagerie professionnelle adaptée

Notre solution de traitement du mail s’adapte donc à votre relation client digitale et ses besoins.

Ça commence par un suivi plus simple et plus clair du mail grâce à une interface ergonomique et une visualisation limpide des tâches en cours.

Imail répond aux besoins collaboratifs avec le mail centralisé qui se partage ou se délègue et qui permet des annotations internes comme des fichiers.

Nous intégrons aussi les modèles de réponses centralisés afin qu’ils vous permettent de partager vos expertises entre collègues tout en vous faisant gagner du temps.

Imail offre aux responsables des tableaux de bords en temps réel sur la gestion des mails par les équipes.

Ainsi qu’une interface de gestion et de supervision d’équipe, dans le but de toujours garder le contrôle sur le flux d’emails peut importe la situation même en situation de télétravail.

Envie de mieux gérer ses mails ?

Messagerie d’entreprise sans data sur les adresses email communes

Gestion multiple de comptes mails

Aujourd’hui, qui pourrait nier l’importance de la communication digitale pour une entreprise qui se soucie de l’expérience client ? Vous avez créé un site internet, en toute logique vous suivez son trafic…
Cependant, quels sont les solution de traitement et les moyens d’analyse que vous apporte votre gestionnaire d’emails actuel sur le flux d’emails clients géré par vos équipes?
Avez-vous accès à des données claires et précises facilement ?
Connaissez-vous le nombre d’emails client traité par vos équipe par jour ou par semaine ?
Quels est le délai de réponse moyen de vos agents?

Améliorer la gestion de vos e-mails professionnels

C’est suite aux problématique précédentes que nous avons décidé de développer une messagerie collaborative et mesurable.

Certains de nos clients, après avoir considéré le mail comme un frein, ont réussi grâce à l’utilisation d’Imail à traiter 70% d’e-mails supplémentaires sur une durée de à peine un an.
Ils peuvent constater leur meilleure productivité et une meilleure expérience client par le biais de notre interface de statistiques.

gestionnaire de mails professionnels avec statistiques
Gestionnaire d’emails avec analyse statistiques

Notre messagerie pro vous permet de définir le délai de réponse souhaité par client. Celui-ci est visible directement dans votre boîte de réception collaborative. Vous pouvez par l’interface de statistique vérifier qu’il soit bien respecter en vue de constater ou améliorer l’efficacité de vos équipes.

1. Vision  2. Diagnostic  3. Plan d’action  4. Vérification 

Ils répondent avec Imail 


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Meilleure gestion des emails en entreprise votre atout commercial

Vous l’aurez compris Imail anticipe vos besoins, pour que vous puissiez vous concentrer sur l’expérience client.
Nous avons conceptualisé des outils afin de vous assister
à chaque étape du traitement des emails.
Notre interface vous donne une meilleure visibilité
afin de que vous puissiez mieux identifier où vous devez agir.

Suivi d’un mail client par notre messagerie professionnelle

En premier lieu, votre client est identifié ainsi que le type demande formulée (Devis, Commande, Annulation, Modification…), par conséquent le délai de réponse contractuel est appliqué (afin de toujours répondre dans les temps grâce à une code couleur évident), un collaborateur lui est dédié (ou peut être assigné manuellement) et la signature personnalisée sera utilisée dans votre réponse (avec vos numéros dédiés, vos adresses emails dédiées).
De surcroît le mail client est lié à son numéro de référence afin de faire un lien avec votre CRM
et des outils collaboratifs sont à disposition (partage de notes et documents, modèles de réponse…) pour vous permettre de mieux répondre.

Ensuite la demande client peut être “hashtaguée”, afin de permettre une recherche ultérieure du mail en toute simplicité et/ou la lier facilement avec un mail fournisseur.
Les responsables ont une interfaces dédiées afin de piloter les équipes en fonctions de la nécessité immédiate.
Sans oublier que vous bénéficiez de statistiques complètes par client et par adresse email professionnelle afin de vérifier le bon traitement apporté à votre gestion client.

Gestion multiple de comptes mails

Car comme le dit si bien William Thomson :
« Si vous ne pouvez pas le mesurer, vous ne pouvez pas l’améliorer ».


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