Gestion suivi client: comment assurer le suivi de la clientèle avec un gestionnaire de mail?


L’email en entreprise et la gestion du suivi client actuelle

logiciel de messagerie gestion des emails entrants

Gestion du suivi client:
+ de 80, c’est le nombre d’e-mails professionnels reçus /jour et /personne en moyenne.

Ce nombre est en constante augmentation, il va continuer à l’être, le mail étant le canal de communication favori de vos clients.
De ce fait, les programmes de mails standards en laissant s’accumuler ces milliers d’e-mails dans votre grille d’affichage (même après leur traitement) vous compliquent la bonne gestion des e-mails professionnels.
Dans ces conditions, difficile d’avoir une vision pragmatique des tâches faites, à faire ou en cours
car aucun tri n’est effectué en amont au sein votre boîte de réception
En somme, obtenir une vision pragmatique avec les moyens qui vont sont donnés est un casse-tête et vous contraignent très probablement à une gestion par dossiers et sous dossiers…

solution gestion des emails entrants

Excellents suivi et traçabilité des emails pour votre expérience client

C’est pourquoi la grille d’affichage de notre boîte de réception au sein de Imail présente uniquement les mails professionnels en cours de traitement.
Les e-mails sont classés par différents critères « classiques » : adresses emails, dates
Mais aussi par des critères novateurs, conceptualisés pour une gestion professionnelle de ses demandes en ligne à savoir :

1. Le suivi par statut (ex: ouvert, lu, en traitement, traité, clôturé)
2. L’importance / l’urgence (du contact, ou du mail)
3. Le collaborateur en charge de l’email
4. le délai de traitement du mails
5. le type de demande

logiciel solution mail
Boîte de réception avec statuts évolutifs et délai de traitement visibles.

Seuls les mails en cours sont affichés = inbox claire.

Logiciel de solution de gestion client avec délai de réponse

Notre boîte mail vous permet d’afficher les demandes en ligne en fonction de leur délai de traitement afin d’avoir une gestion du suivi client par priorité pour votre satisfaction client.
Vous pouvez définir le délai réponse souhaité par client afin que celui-ci soit visible dans votre grille d’affichage de votre gestionnaire de mail.
Le délai d’expiration de traitement s’affiche par une boule de couleur pour une perception claire en temps réel.

Vert = + de 3 heures de délai
Jaune = entre 1 et 2 heures de délai
Rouge = plus que 1 heure de délai
Noir = délai dépassé

Respecter le délai de réponse n’a jamais été aussi simple pour votre expérience client

Commencez à gérer vos emails sereinement ?

Logiciel de messagerie – suivi de la demande en ligne par statut évolutif
logiciel de support client - meilleure gestion des emails entrants
Exemple de statuts personnalisables

Actuellement avec les gestionnaires de mails communs : le choix d’actions sur le mail est restrictif: “lu/non-lu” et sans archivage des mails clôturés.
C’est pourquoi sans outils spécifiques et face à un flux grandissant de mails, la gestion suivi client est difficile.

Alors qu’au contraire avec la solution de gestion Imail : le statut concorde avec le traitement réel effectué sur le mail et l’archivage et le classement des mails clôturés vous aident à y voir plus clair.

service client solution mail
Solution de gestion client avec des outils de traitement

 Vos mails ne sont plus “lu/non-lus”
car cette approche ne correspond pas aux besoins de la réalité.

En effet utiliser l’outil du statut évolutif est une innovation dans l’approche du traitement des e-mails clients.
Avec notre messagerie professionnelleune jauge évolutive est attribuée au mail entrant afin de pouvoir suivre facilement l’évolution de son traitement.
Cette jauge est évolutive en couleurs c’est à dire qu’elle concorde avec l’évolution concrète du traitement effectué sur le mail.

support client solution mail entrant
Vision simple pour plus d’efficacité

Par exemple : le mail arrive, il n’a pas été lu, il est de couleur rouge correspondant à « ouvert » car aucune action n’a été faite.
En outre, plus le traitement avance, plus sa jauge colorée va passer du rouge au vert.
Donc en un coup d’œil, vous avez une vision des mails :« ouverts », « lus », « en traitement », « traités » et « clôturés ».

Parce que chaque entreprise peut avoir des “porcess” différents, nous personnalisons ces statuts en fonction des étapes nécessaires à votre organisation et à votre gestion des courriels professionnels.

service et support client solution mail entrant
Résultat obtenu

Faire de l'e-mail votre force

Bénéfices d’une visualisation des mails en cours

En définitive, utiliser l’outil Imail c’est:
1. Un accès en temps réel aux informations importantes – Grâce au un tri fait parmi les demandes mails traités et à traiter.
2. Une vision concrète de la charge de travail liée aux mails – Grâce au tri de votre boîte de réception en fonction du statut des emails.
3.  Vous menez à bien votre travail – Grâce à des outils ergonomiques pour faire face à “l’infobésité”.

Nous dissipons la gestion brouillonne grâce à des fonctionnalités simples et pratiques qui par leur simplicité d’usage éclairent la gestion d’informations.
Pour toutes ces raisons, le temps de gestion d’informations est écourté via une méthodologie intégrée soulageant l’opérateur.

En résumé: La clarté et maîtrise du travail au quotidien.

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