Comment mieux collaborer par mail ?


Adresses emails communes – problème de collaboration

Très probablement que plusieurs personnes sont en charge, au sein de votre entreprise, de la gestion de vos adresses emails communes comme info@…, (contact@…, support@…, etc.) et bien trop souvent, quand elle elles doivent partager des informations liées aux emails, la seule possibilité: se transférer le mail client (à cause du contenu abordé, de la langue utilisée ou car il n’est pas arrivé à la bonne personne).
Ce manque d’outils collaboratifs résulte en une gestion chronophage et laborieuse du mail client par vos équipe. De plus, ça surcharge d’autant plus vos boîtes de réception probablement déjà bien remplies.
Et pour cause? Les messageries d’entreprise n’ont pas évolué en prenant en compte cette nécessité primordiale d’une gestion en équipe des e-mails clients. Quant aux clients, ils favorisent en majorité le contact par email.

solution email collaboratif

Adresses email communes : outils collaboratifs

Avec la messagerie collaborative d’entreprise Imail, le mail devient centralisé et accessible par les agents concernés (s’occupant de cette adresse mail) dans une boîte de réception partagée, un pot commun centralisé. Vous pouvez oublier les chaines de mails interminables : Cc, Cci etc…
Imail permet de s’assigner le mail ou le déléguer à un collaborateur qui en prendra la charge.
Le mail se retrouve alors dans la boîte de réception personnelle de la personne en charge de son traitement.
En effet, chaque collaborateur dispose de sa propre liste des mails à traiter.
A tout moment le mail peut être commenté et enrichi de fichiers en interne et ensuite être partagé ou délégué.

outils collaboratifs et mail collaboratif

Désormais, vous vous assurez que le mail client obtienne le bon interlocuteur pour répondre aux points mentionnés dans sa demande et vous pouvez travaillez en équipe sans aucune difficulté .

 la communication est aussi simple que dans un openspace.

logiciel mail collaboratif
Partagez des fichiers ou notes dans le mail collaboratif centralisé
solution communication client

Les opérateurs ont accès à tout l’historique du mail client et des événements le concernant. Il peut ainsi survolé le traitement déjà effectué ou non, ainsi que visualiser les notes ou documents qui auraient été ajoutés à un usage interne par ses collègues.
Autrement dit, l’opérateur qui se voit déléguer un mail collaboratif, a une connaissance complète de la situation.

gestionnaire de mail professionnel collaboratif
Partager / déléguer un e-mail

Prenons contact

Piloter le traitement des emails

Avec notre messagerie d’entreprise, les responsables ont leur propre interface avec un accès de pilotage dans le but de vous permettre d’avoir une vision globale du flux d’emails dont les équipes sont charge.
Nous mettons à disposition un tableau de bord en temps réel afin de connaître l’état actuel de la gestion du flux d’emails entrants.

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Tableau de bord en temps réel pour chaque adresse email

De plus, une seconde interface de gestion responsable permet pour chaque email client, de vérifier quelle personne est en charge de son traitement.
Ainsi les responsables d’équipe peuvent interagir avec l’utilisateur en charge d’un mail, reprendre la main si nécessaire ou encore le déléguer à une autre personne en cas d’un empêchement quelconque (une absence d’un collègue n’empêche plus de répondre à un client).
Le travail collaboratif par e-mail est devenu possible, concret et fluide.

logiciel de mail professionnel collaboratif
Pilotage du flux des mails reçus par adresse partagé

Visualiser, agir et contrôler le mail client

Collaborer grâce au mail collaboratif

Au lieu d’être un frein à la collaboration, les emails sont enrichis d’informations pertinentes avec notre messagerie collaborative, et sont de réels moyens d’échanges internes.
En plus des fonctionnalités précédemment évoquées, la mise en place de modèles de réponses centralisés permet le partage de vos expertises individuelles au bénéfice de tous. Vous bénéficiez de modèles de mails centralisés pour répondre plus facilement et plus rapidement aux questions ou sujets qui ont déjà été abordés par un autre collaborateur.
Vous avez la capacité d’agir collectivement sans blocage.
Ce qui a donc pour résultat: un échange d’informations plus complet et fluide.

Vous pouvez travailler sereinement seul ou en groupe pour vous assurez des réponses rapides de qualité, un plus pour votre expérience client.

Envie de voir à quoi l'expérience Imail ressemble?

Outils collaboratifs au sein de votre logiciel de support clients

En plus de toutes les fonctionnalités mise en place pour permettre le bon traitement du mail client. Notre logiciel de support clients par mails vous permet de communiquer entre vous au sein d’une messagerie interne.
Vous créez des groupes de discussions avec vos collègues et vous avez la possibilité de partager des documents ou des fichiers.
Plus besoins de vous envoyer des mails internes. Encore un moyen d’alléger votre boîte de réception!

Logiciel de messagerie collaboratif pour entreprise
une messagerie clients avec une communication interne facilité

Améliorez votre communication et collaboration interne