Comment mieux collaborer par mail ?


Adresses emails communes – problème de collaboration

solution email collaboratif

Vos adresses emails communes comme info@ (contact@, support@, etc.) sont des boîtes mail utilisées par plusieurs personnes.
Ces collaborateurs doivent se partager des informations liées aux emails. Or la seule possibilité existante est de “se transférer le mail” .

Le manque d’outils collaboratifs à disposition résulte en une gestion pénible et chronophage des mails client.
De plus, ça surcharge encore plus vos boîtes de réception suffisamment remplies.

Et pour cause? Les messageries d’entreprise courantes sont restées dans une gestion individuelle sans pouvoir centraliser plusieurs messageries.
En effet elles ne prennent pas en compte la nécessité d’une gestion d’équipe des e-mails clients.
Quant aux clients, ils favorisent en grande majorité le contact par email.

Adresses email partagées et mail collaboratif

Avec notre messagerie collaborative, le mail est centralisé et accessible par tous les agents concernés (s’occupant de cette adresse mail) dans une boîte de réception partagée, comme un pot commun centralisé.

Oubliez les chaines de mails interminables : Cc, Cci etc…

gestionnaire de mail professionnel collaboratif
Partager / déléguer un e-mail

Imail permet de s’assigner le mail ou de le déléguer à un collaborateur qui en prendra la charge.
Le mail se retrouve alors dans la boîte de réception personnelle de la personne en charge de son traitement.
En effet, chaque collaborateur dispose de sa propre liste des mails à traiter.
A tout moment le mail peut être commenté et enrichi de fichiers en interne et ensuite être partagé ou délégué.

outils collaboratifs et mail collaboratif

Désormais, vous vous assurez que le mail client obtienne le bon interlocuteur pour répondre aux points mentionnés dans sa demande et vous pouvez travaillez en équipe (ou en relai) sans aucune difficulté .

 La communication interne est aussi simple que si vous étiez dans un openspace.

Mail centralisé et outils collaboratifs

solution communication client

Les opérateurs ont accès à tout l’historique du mail client et des événements le concernant.
Ils peuvent ainsi survoler le traitement déjà effectué ou non, ainsi que visualiser les notes ou documents qui auraient été ajoutés à un usage interne par ses collègues.
Autrement dit, l’opérateur qui se voit déléguer un mail collaboratif, a une connaissance complète de la situation.

logiciel mail collaboratif
Partagez des fichiers ou des notes internes au sein du mail collaboratif centralisé

Découvrir encore plus de fonctions de notre messagerie collaborative

Messagerie d’entreprise et pilotage du traitement des emails

Avec notre messagerie d’entreprise, les responsables ont leur propre interface de pilotage dans le but d’avoir une vision globale du flux d’emails client dont ses équipes ont la charge.
A cet effet nous mettons à disposition un tableau de bord en temps réel afin de connaître l’état actuel de la gestion du flux d’emails entrants et les délais de réponse en cours.

solution de mail professionnel collaboratif
Tableau de bord en temps réel pour chaque adresse email et catégorie de mail

De plus, une seconde interface de gestion responsable permet pour chaque email client, de vérifier quelle personne est en charge de son traitement.
Ainsi les responsables d’équipe peuvent interagir avec l’utilisateur en charge d’un mail, reprendre la main si nécessaire ou encore le déléguer à une autre personne en cas d’un empêchement quelconque (une absence d’un collègue n’empêche plus de répondre à un client).
Le travail collaboratif par e-mail est devenu possible, concret et fluide.

logiciel de mail professionnel collaboratif
Pilotage du flux des mails reçus par adresse partagée

Visualiser, agir et contrôler le mail client

Collaborer grâce au mail collaboratif

Au lieu d’être un frein à la collaboration, les emails sont enrichis d’informations pertinentes avec notre messagerie collaborative, et sont de réels moyens d’échanges internes.
En plus des fonctionnalités précédemment évoquées, la mise en place de modèles de réponses centralisés permet le partage de vos expertises individuelles au bénéfice de tous. Vous bénéficiez de modèles de mails centralisés pour répondre plus facilement et plus rapidement aux questions ou sujets qui ont déjà été abordés par un autre collaborateur.
Vous avez la capacité d’agir collectivement sans blocage.
Ce qui a donc pour résultat: un échange d’informations plus complet et fluide.

Vous pouvez travailler sereinement seul ou en groupe pour vous assurez des réponses rapides de qualité, un plus pour votre expérience client.

Envie de voir à quoi l'expérience Imail ressemble?

Messagerie interne au sein de votre logiciel de support clients

En plus de toutes les fonctionnalités mise en place pour permettre le bon traitement du mail client. Notre logiciel de support clients par mails vous permet de communiquer entre vous au sein d’une messagerie interne.
Vous créez des groupes de discussions avec vos collègues et vous avez la possibilité de partager des documents ou des fichiers.
Plus besoins de vous envoyer des mails internes. Encore un autre moyen d’alléger vos boîtes de réception!

Logiciel de messagerie collaboratif pour entreprise
une messagerie clients avec une communication interne facilité

Améliorez dès à présent votre communication et collaboration interne