Comment gérer les emails et la gestion client en télétravail


La situation exceptionnelle que nous connaissons tous actuellement est difficile d’un point de vue humain sans pour autant nous soustraire à nos obligations professionnelles.
Nous allons donc voir ensemble, comment notre logiciel de gestion client par email peut vous aider en période de télétravail.
Avant toute chose, nous désirons vous partager notre solidarité.
Bonne lecture !

L’email, satisfaction client et télétravail

Aujourd’hui avec ce que nous vivons, nous sommes forcés d’appréhender notre manière de travailler différemment. Mais différemment ne veut pas forcément dire moins bien. Imail, la messagerie professionnelle collaborative permet une collaboration interne facile afin de travailler en équipe sans facteur bloquant tout en vous permettant à vous et votre équipe d’être plus productifs sur la gestion client par email au quotidien.

solution gestion mail client en télétravail

Solution de messagerie mail ergonomique

Pour votre expérience client, notre messagerie pro vous permet un excellent suivi et traçabilité des demandes clients par email. Cela commence par une grille d’affichage de votre boîte de réception ergonomique.

solution suivi mail client en télétravail
Logiciel de solution de gestion client

Vous avez une boîte de réception « pot commun » (on y revient plus tard) et une seconde avec les emails dont vous seul avez la charge du traitement.
Seuls les emails en cours de traitement sont visibles, les mails traités sont archivés pour vous donner plus de visibilité.
Vous visualisez et filtrez vos emails professionnels par différents critères classiques et innovants, à savoir :
Critères « classiques » : adresse mail, date, objet…
Critères innovants :
1. Le nom du client – grâce à l’identification et personnalisation client automatique
2. Le type de demande
3. L’importance / l’urgence (définissable par rapport au contact, ou au mail)
4. Le(s) collaborateur(s) en charge de l’email
5. Le délai d’expiration du traitement du mails
6. Le statut évolutif (Personnalisable selon votre organisation. Ex: ouvert, lu, en traitement, traité, clôturé)

Le but, mieux visualiser pour intervenir par priorité et mieux agir pour une plus grande satisfaction client.

Solution mail client pour collaborer en télétravail

solution mail collaboratif en télétravail

Notre messagerie d’entreprise ne reprend pas la gestion individuelle qui est chronophage et dont l’efficacité est relative. Le traitement du mail est maintenant centralisé et collaboratif.
Vous bénéficiez donc d’une boîte de réception partagée avec un « pot commun », dans laquelle se trouvent les mails arrivant sur vos adresses emails communes pour les clients n’ayant pas de collaborateur dédié (ces autres mails arrivant directement dans la boite de réception du collaborateur en question).

Chacun des collaborateurs en charge de cette/ces adresse(s) peut/peuvent « piocher » le mail en se l’assignant, ou le mail peut être déléguer à un autre agent et également être partagé par plusieurs personnes. La centralisation du mail implique aucune duplication ou perte d’information dans les échanges contrairement aux chaines de mails et de transferts rendant la gestion du mail client étouffante.

Gérez vos emails sereinement même en télétravail

solution support client en télétravail

Avec Imail, le mail est donc centralisé, il a des outils collaboratifs : il reprend l’historique de son traitement et des échanges internes et externes. De plus, le mail peut être enrichis de notes et de fichiers internes et être assigné, délégué ou partagé autant de fois que nécessite durant son traitement.

Vos équipes bénéficient également d’une messagerie interne pour échanger entre collaborateurs afin d’utiliser l’email exclusivement pour la communication externe.
De plus, vos agents bénéficient aussi des modèles de réponses, afin de répondre plus vite et plus facilement grâce au partage de vos expertises individuelles.

Echanger autour et au sein des emails n’a jamais été aussi simple !

Solution de gestion client avec supervision responsable
solution service client en télétravail

Télétravail ou non, la gestion du flux de vos emails ne devrait pas faire exception, elle nécessite aussi la supervision du responsable. Imail permet donc de visualiser, superviser et mesurer.

Visualiser :

en tant que responsable vous avez accès à un tableau de bord en temps réel afin de connaître l’état actuel de la volumétrie et la gestion du flux d’emails entrants dont vos équipes ont la charge.

Gestion d'équipe en télétravail

Superviser :

les fonctionnalités collaboratives vous sont aussi accessibles. Vous visualisez les personnes en charge du mail afin d’épauler vos équipes et parer à tout facteur bloquant. Vous pouvez interagir en interne, reprendre la main ou encore assigner le mail à un autre agent.
Plus aucune situation n’empêche de répondre au client dans les meilleurs délais.

Travaillez en équipe même en télétravail

programme de messagerie télétravail

Mesurer :

vous avez accès à des statistiques complètes sur votre gestion des emails effectuée par vos équipes. Vous pouvez dorénavant chiffrer l’efficacité et la productivité de vos effectifs.

Avec Imail messagerie collaborative, vous êtes mieux équipés. Vous pouvez aborder la gestion des demandes clients par email sereinement même en situation de télétravail !

Répondre mieux à vos clients même en télétravail