Email professionnel: les problèmes rencontrés

L'email aujourd'hui: DATA

Selon l’analyse de l’Observatoire sur la responsabilité sociale des entreprises un email engendre énormément de contrainte.
Le courriel amène des difficultés à traiter l’information, il diminue la performance des employés et génère une surcharge d’activité.
De plus, le nombre de transferts de mails (forwarding) est un véritable obstacle pour le travail collaboratif.

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Selon le rapport de THE RADICATI GROUP, le nombre de mails envoyés par an ne cesse d’augmenter: 
182.9 milliards d'e-mails échangés par jour dans le monde.

Conséquence: une asphyxie dans le traitement des mails avec les outils actuels.

E-mails professionnels et messageries: la problématique

Souvent dans cette accumulation de mails, les mails réçus ne sont pas transmis à la personne appropriée et ça implique alors un travail supplémentaire avec comme seule option: le transfert…
De ces transferts et copies de courriels, il en résulte des pertes d’informations, des délais de réponse prolongés (voir une absence de réponse).
Le temps passé à gérer ces transferts et le travail en découlant a un coût certain pour l'entreprise rarement calculé.

C'est pourquoi on associe souvent l'email à une charge de travail et une source de stress (voir l'article du Trends Tendances sur Imail).

Les messageries actuelles ne répondent plus (ou mal) aux besoins des professionnels dans leur gestion des emails.

problème de boîte mail, trop de mails

Aucun suivi des emails

Les logiciels de messagerie actuels ont comme seule option de suivi: marquer comme "lu" ou "non lu".
Mais ce qui est "lu", n'est pas forcément traité.

L'utilisateur utilise un logiciel obsolète ne répondant plus à ses besoins face à une boîte de réception qui déborde.
Le suivi des emails est difficile et le temps passé dans la gestion du suivi des emails augmente sans cesse.


gestion de messagerie - messagerie mails

Travail collaboratif impossible

Certains emails nécessitent un traitement par plusieurs collaborateurs. Le partage de l'information est limité, restreint aux transferts d'emails et ces multiples copies (fichiers en attachement, contenu du mail) et d'autre part la communication interne et le travail collaboratif sont très difficiles. 

A l'heure du travail collaboratif, les messagerie classiques n'ont pas évolué et laissent les utilisateurs dans le brouillard.


mauvaise utilisation de la messagerie

Boîte mails collaborative intelligente: IMAILreception du courrier professionnel, logiciel traitement courrier

Avec imail, vous n'avez plus à vous adapter aux problématiques de votre messagerie, vous obtenez un logiciel de messagerie adaptée à vos besoins.
Imail vous aide à traiter plus simplement et plus efficacement vos emails professionnels grâce à de fonctionnalités qui vous font économiser du temps précieux. 

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Le bon gestionnaire pour un bon traitement apporté aux emails.

Suivi du traitement des emails professionnelsreception du courrier professionnel, logiciel traitement courrier

Imail permet le traitement des courriers électroniques par statuts

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Les emails ne sont plus considérés (naïvement) comme lus (ou non) mais par un avancement concret du traitement.

Directement, on obsèrve ce qui est fait ou à faire car Imail affiche exclusivement les mails à traiter en masquant les mails clôturés.
Les mails clôturés n'encombrent plus l'inbox de votre gestionnaire de mails (ils restent
 disponibles en un clic). Votre accès à l'information est clair et direct.

Vous pouvez également trier votre boîte de réception par priorité du contact / du mail.

meilleur traitement des emails pro

Partager / Déléguer un mail pro (au lieu du transfert)

Le partage d'un email

Vous n'avez plus besoin de transfert un mail à votre collaborateur et de créer des copies multiples.

Avec Imail, nous centralisons le mail, il peut ainsi être partagé sans duplication, il devient collaboratif.
En un clic, vous ajoutez les collaborateurs désirés au sein du mail

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Toutes ces personnes ont accès à une seule version partagée du mail disponible depuis leur propre inbox.


Ça permet l’ajout de notes et documents par les employés et responsables présents dans ce partage. Vous pouvez échanger en interne sur le mail, au sein du mail sans duplication et sans perte.
Le travail d’équipe est facilité, favorisé !

 

Déléguer un email

Avec notre messagerie professionnelle vous pouvez également déléguer un email à un collaborateur.
Le mail passe de votre boîte de réception vers l'inbox de votre collaborateur sans duplication ni perte d'information.
Vous pouvez lui transmettre des annotations et documents internes au mail.
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L’application IMAIL intègre également une messagerie interne , afin de réserver l'email uniquement pour la communication externe (25% des mails étant des mails internes à l'entreprise)

25% des mails sont internes, avec Imail c'est déjà 25% de mails en moins

 

Outil de pilotage pour une supervision par les responsables

Le responsable a connaissance du travail effectué par son équipe et ses agents sur les emails.

Visualisation du suivi des emails pour une adresse donnée
Le responsable a accès à des informations sur le flux des emails de l'entreprise et les réponses envoyées par ses agents.
L'isolement du travailleur est supprimé.

Ajout de commentaires, de documents par le responsable
Le responsable peut apporter son assistance à ses agents et interagir avec eux au sein des mails afin d'y amener son expertise.
Il s'assure également du bon retour apporté aux mails.

Déléguer un mail à un autre collaborateur
Une absence, une urgence ou toutes autres situations imprévues ne paralysera plus le bon suivi apporté aux mails.
Le manager peut attribuer les mails aux agents de sont choix en fonction des besoins.

 

Le manager obtient des outils efficaces pour mener à bien ses opérations.

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Statistiques sur les emails professionnels

Imail vous donnec accès aux chiffres clé de vos emails professionnels pour que vous puissiez ajuster forces et faiblesses pour parfaire votre experience client et votre productivité.

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Fort de ces indicateurs, vous savez orienter vos équipes pour répondre aux réalités du terrain dans le but d’optimiser davantage votre service client.

Utilisez les données statistiques afin de vous assurer votre efficacité

Les avantages d'une gestion professionnelle des mails

Une meilleure communication interne et externe: effacité opérationnnelle augmentée pour une meilleure expérience client.
Une productivité optimisée: Le temps alloué à la gestion d'informations se transforme en temps de production de valeurs.

Le tout pour une meilleure rentabilité de vos agents et une circulation de l'information plus performante et donc un travail plus serrein.

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meilleur boite mail pour traitement emails entrants
Fonctionnalités - 03/05/2017


Il vous arrive de rater un mail avec votre messagerie actuelle? Votre inbox est pleine à craquer...

Avec Imail la grille d’affichage de la mailbox n'affiche que vos mails en cours de traitement.
Le mail possède une jauge évolutive, elle passe du rouge au vert pour visualiser directement le travail accompli et les tâches restantes.
Dès lors vous voyez directement les mails sur lesquels aucune action n'a été effectuée et ils ne seront plus oubliés.

 

Inbox claire = Suivi idéal avec 0 mail oublié.

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Fonctionnalités - 02/05/2017

Le manager doit connaître le travail effectué par ses équipes, idem pour la communication par e-mail.
Or actuellement quel outil de pilotage est à votre disposition?

L'outil de pilotage de notre boîte mail professionnelle vous permet de prendre connaissance du flux des mails de vos équipes et de les superviser dans leurs tâches.

 
Outils de supervision et de pilotage pour gérer vos équipes dans le traitement des emails.
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gabarit de réponse, modèle de réponse
Fonctionnalités - 22/03/2017

Combien de mails reçus ont un contenu et une réponse similaire?
Les demandes de vos clients sont majoritairement des demandes semblables et récurrentes.

Notre gestionnaire de mails professionnel vous simplifie la tâche grâce à trois types de réponses préenregistrées.

 

Répondre plus vite et plus facilement.

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messagerie collaborative, logiciel messagerie professionnelle
Fonctionnalités - 22/03/2017

Une messagerie professionnelle collaborative doit être collaborative.
Car une société c'est des individus travaillant dans un but commun.
Découvrez ici, les différents outils mis en place permettant le travail collaboratif en entreprise et le partage d'informations.

 

Discuter et agir autour du mail sans en augmenter le nombre.
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