Email professionnel: les problèmes rencontrés

L'email aujourd'hui: DATA

Selon l’analyse de l’Observatoire sur la responsabilité sociale des entreprises un email actuellement engendre énormément de contrainte.
Le courriel amène des difficultés à traiter l’information, il diminue la performance des employés et génère une surcharge d’activité.
De plus, le nombre de transferts de mails (forwarding) est un véritable obstacle au travail collaboratif.

emails professionnels problèmes de gestion solution

Selon le rapport de THE RADICATI GROUP, le nombre de mails envoyés par an ne cesse d’augmenter: 
182.9 milliards d'e-mails échangés par jour dans le monde.

Conséquence: une asphyxie dans le traitement des mails avec les outils actuels.

E-mails professionnels et messageries: la problématique

Un certain nombre de mails réçus ne sont pas transmis à la bonne personne, ce qui implique un travail additionnel avec comme seule option: le transfert…
De ces transferts et copies de courriels, en résulte des pertes d’informations, des délais de réponse prolongés (voir une absence de réponse).
Le temps passé à gérer ces transferts et le travail qui en découle a un coût rarement calculé par l'entreprise .

adresse email utilisée par plusieurs personnes

C'est pourquoi on associe souvent l'email à une charge de travail et une source de stress

(voir l'article du Trends Tendances sur Imail).

Difficultés suivi des emails

Les logiciels de messagerie actuels ont comme seule option de suivi: marquer comme "lu" ou "non lu".
Mais ce qui est "lu", n'est pas forcément traité.

L'utilisateur utilise un logiciel obsolète ne répondant plus à ses besoins face à une boîte de réception qui déborde.
Le suivi des emails est difficile et le temps passé dans la gestion du suivi des emails augmente sans cesse.


problème de boîte mail, trop de mails

Les messageries actuelles ne répondent plus aux besoins des professionnels.

Travail collaboratif impossible

Des emails nécessitent un traitement par plusieurs collaborateurs. Le partage de l'information est limité, restreint aux transferts d'emails et ses multiples copies (fichiers en attachement, contenu du mail).
Quant à la communication interne et le travail collaboratif,  ils sont très difficiles. 

A l'heure du travail collaboratif, les messagerie classiques n'ont pas évolué.


mauvaise utilisation de la messagerie

Boîte mails collaborative intelligente: IMAILreception du courrier professionnel, logiciel traitement courrier

Avec imail, vous n'avez plus à vous adapter à votre messagerie, 
au contraire vous obtenez un logiciel de messagerie adapté à vos besoins.

boite mails partagée par plusieurs utilisateurs
Imail vous aide à traiter simplement et efficacement vos emails professionnels grâce à ses fonctionnalités. 

Le bon gestionnaire pour un bon traitement des emails.

Suivi du traitement des emails professionnelsreception du courrier professionnel, logiciel traitement courrier

Imail permet le traitement des courriers électroniques par statuts

messagerie professionnel difficulté de gestion

Le emails n'est plus considéré (naïvement) comme lu (ou non) mais selon son traitement.

Vous observez ce qui est fait ou à faire car Imail affiche exclusivement les mails à traiter (en masquant les mails clôturés).
Les mails clôturés n'encombrent plus l'inbox de votre gestionnaire de mails (mais restent
 disponibles en un clic).
Votre accès à l'information est direct.

Partager / Déléguer un mail pro (au lieu du transfert)

Le partage d'un email

Plus besoin du transfert de mail à votre collaborateur et de créer des copies multiples.

emails problèmes

Avec Imail, nous centralisons le mail, il peut être partagé sans duplication et devient collaboratif.
En un clic, vous ajoutez les collaborateurs désirés au sein du mail

Plusieurs personnes ont accès à une seule version centralisée du mail depuis leur propre inbox.


Ça permet l’ajout de notes et documents par les employés et responsables présents dans ce partage.
Vous  échangez en interne sur le mail, dans le mail et sans duplication ou perte.
Le travail d’équipe est facile.

Déléguer un email

messagerie collaborative d entreprise

Avec notre messagerie professionnelle vous pouvez également déléguer un email à un collaborateur.
Le mail passe de votre boîte de réception vers l'inbox de votre collaborateur sans duplication, ni perte d'information.
Vous pouvez lui transmettre des annotations et documents internes au mail.

emails stress burnout

L’application Imail intègre également une messagerie interne , afin de réserver l'email uniquement pour la communication externe (25% des mails étant des mails internes à l'entreprise)

25% des mails sont internes, avec Imail c'est déjà 25% de mails en moins

 

Outil de pilotage et une supervision pour les responsables

Le responsable a connaissance du travail effectué par son équipe et ses agents sur les demandes par emails.

Visualisation du suivi des emails pour une adresse donnée
Le responsable a accès à des informations sur le flux des emails de l'entreprise et les réponses envoyées par ses agents.
L'isolement du travailleur est supprimé.

Ajout de commentaires, de documents par le responsable
Le responsable peut apporter son assistance à ses agents et interagir avec eux au sein des mails afin d'amener son expertise.
Il peut s'assurer du bon retour apporté aux mails.

Déléguer un mail à un autre collaborateur
Une absence, une urgence ou toutes autres situations imprévues ne paralyseront plus le bon suivi à apporter aux demandes clients.
Le manager peut attribuer les mails aux agents de son choix en fonction des besoins.

 

Le manager obtient des outils efficaces pour mener à bien ses opérations.

difficulté de gestion des e-mails

Statistiques sur les emails professionnels

Imail vous donnec accès aux chiffres clé de vos emails professionnels pour que vous puissiez ajuster forces et faiblesses pour parfaire votre experience client et votre productivité.

probleme emails professionnels

Fort de ces indicateurs, vous savez orienter vos équipes pour répondre aux réalités du terrain dans le but d’optimiser davantage votre service client.

Utilisez les données statistiques afin d'assurer votre efficacité

Les avantages d'une gestion professionnelle des mails

solution problème de mailUne meilleure communication interne et externe se traduisant par une effacité opérationnnelle pour une meilleure expérience client.
Une productivité optimisée: le temps alloué à la gestion d'informations se transforme en temps de production de valeurs.

Le tout pour une meilleure rentabilité de vos agents et une circulation de l'information plus performante.

reception du courrier professionnel, logiciel traitement courrier

 
 
meilleur boite mail pour traitement emails entrants
Fonctionnalités - 03/05/2017


Il vous arrive de rater un mail avec votre messagerie actuelle? Votre inbox est pleine à craquer...

Avec Imail la grille d’affichage de la mailbox n'affiche que vos mails en cours de traitement.
Le mail possède une jauge évolutive, elle passe du rouge au vert pour visualiser directement le travail accompli et les tâches restantes.
Dès lors vous voyez directement les mails sur lesquels aucune action n'a été effectuée et ils ne seront plus oubliés.

 

Inbox claire = Suivi idéal avec 0 mail oublié.

gérer efficacement emails pro

meilleur boite mail pro, logiciel messagerie
Fonctionnalités - 02/05/2017

Le manager se doit de connaître le travail effectué par ses équipes, en quoi cela serait-il différent pour la communication par e-mail?
Actuellement quel outil de supervision est à votre disposition?

L'outil de pilotage de notre boîte mail professionnelle vous permet de prendre connaissance du flux de l'ensemble de mails de vos équipes et de les superviser dans l'accompissement de leurs tâches.

 
Gérer et aider vos équipes dans le traitement des emails.
messagerie collaborative, messagerie professionnelle

 

messagerie collaborative, logiciel messagerie professionnelle
Fonctionnalités - 22/03/2017

Une messagerie professionnelle collaborative doit être collaborative.
Car une société c'est des individus travaillant dans un but commun.
Découvrez ici, les différents outils mis en place permettant le travail collaboratif en entreprise et le partage d'informations.

 

Discuter et agir autour du mail sans en augmenter le nombre.
logiciel messagerie collaborative, messagerie professionnelle

gabarit de réponse, modèle de réponse
Fonctionnalités - 21/03/2017

Combien de mails reçus ont un contenu et une réponse similaire?
Certaines demandes de vos clients sont des demandes semblables et récurrentes.

Notre gestionnaire de mails professionnel vous simplifie la tâche grâce à l'aide à la réponse.

Répondre plus vite et plus facilement.

gérer efficacement emails pro