Comment mieux gérer les emails de sa boîte mail professionnelle ?

Les emails en entreprise: le problème

À l'heure du burnout, le mail est devenu synonyme de stress et d’anxiété. (huffingtonpost)
Votre boîte de réception est continuellement surchargée? Alors votre mailbox tue votre productivité (voir article du Trends Tendances sur Imail).
Face à l’infobésité ambiante il est devenu compliqué de consulter ses mails et d’y avoir une gestion opérationnelle efficace et pratique.

On consacre en moyenne 13 heures sur une semaine. 

La seule gestion des emails prend 28 % de votre semaine de travail.

les emails tue votre productivité

Le nombre d'articles sur comment éviter cette surcharge sont de plus en plus nombreux sur le web.
Au lieu d'apporter une réelle solutions, ils suggèrent une utilisation réduite de l'email, éviter des les consulter or c'est le moyen de communication préféré des clients.

exemples: 
Messagerie qui déborde ? 9 conseils pratiques

3 commandements pour gérer une boîte mail qui déborde
6 conseils pour en finir avec l'angoisse d'une boite mail qui déborde


Comment en est-on arrivé là ?

mieux gérer ses emails professionnels

Les logiciels de messagerie d'entreprise standards


1. Des fonctionnalités trop basiques

Les logiciels de messagerie classiques s’occupent de gérer l’envoi et la réception des mails sans plus d’évolution.  Or le mail est devenu l’un des objets central au sein des entreprises.
Et sans outils adaptés, ces entreprises manquent de temps pour y répondre.  La raison s'est que c'est le même principe que remplir un sceau percé.

Or l'e-mail est le moyen de communication préféré des clients.

Mais avec les gestionaires de mails standards il est devenu un frein à la productivité des travailleurs.
Nous passons plusieurs heures par jour à consulter les mails, on en recoit plus de 7 emails par heure en moyenne et  on perd un temps conséquent pour y répondre alors que ce n’est pas le but de nos emplois.

Nous utilisons une majorité du temps à la gestion d’informations au lieu de faire de la production valeur.

comment résoudre ses problèmes d'emails

2. Communication interne archaïque

Deuxième constat, les outils classiques nous font naviguer dans un brouillard à couper au couteau.

Qui s’est occupé de quoi et quand ? Flou ambiant…

Sans espaces collaboratifs, sans outils simples, maniables et fonctionnels on constate une stagnation des tâches accentuées par une productivité décroissante.


Constat

Alors on peut s’essayer à créer des méthodologies plus ou moins abouties pour tenter de tenir les rênes d’un cheval fou en espérant arriver à bon port sans trop de casse… (arborescences : dossiers, sous dossiers et autres).
Ou on peut choisir d’utiliser une solution avec une adaptabilité et praticité approuvées, une méthodologie intégrée. Cette solution c’est Imail, une messagerie d'entreprise innovante et efficace !

Une messagerie unifiée professionnelle et collaborative pour solution


1. Notre programme de messagerie canalise l’information et l’infobésité subit un régime drastique !
Seuls les e-mails en cours de traitement sont affichés sur votre moniteur faisant place à une vision claire et limpide (les mails traités restent consultables).


2. Gagnez en efficacité opérationnelle grâce aux status, chaque mail possède un indice de couleur évolutif analogue à l’avancé de son traitement.

gérer ses emails professionnels efficacement
3. La méthodologie intégrée se traduit par :
a) un affichage de son inbox selon un critère de priorités et d’urgences.
b) L’application d’hashtags et de libellés pour retrouver, classer plus facilement et personnellement.
c) L’analyse des données de vos mails grâce aux outils statistiques afin d’ajuster vos forces et vos faiblesses.
d) Disponibilité de modèles de réponses et des réponses automatiques pour une standardisation de la communication.


4. Last but not least, notre logiciel de messagerie intègre des fonctions et des espaces collaboratifs afin de faciliter et dynamiser les interactions autour du mail en toute simplicité.
Notre messagerie d'entreprise vous permet d’assigner un mail, vous pouvez également le partager de manière centralisée (sans duplication) le commenter et le documenter en interne.
Notre messagerie professionnelle inclut également une messagerie interne pour échanger de l’information sans saturer vos boîtes de réception (25% des mails sont des mails internes en moyenne).
Les managers ont accès à une interface de pilotage leur permettant de consulter le flux de mails, les superviser et y effectuer toutes les actions précédemment citées si nécessaire.

Fonctionnement de notre messagerie d'entreprise en résumé

1. Imail canalise l’information
2. Imail la trie pour la rendre exploitable afin de traiter ce qui est important et urgent
3. Imail intégre des espaces collaboratifs pour un partage de l’information efficace


Résultat:
Vous reprenez le contrôle de vos boites de réception professionnelles et vous obtenez une simplicité de gestion d'information pour une opérationnalité et une productivité augmentées.


comment mieux gérer ses emails pro

Une meilleure messagerie d'entreprise - 3 Bénéfices


L'entreprise gagne en rentabilité, en productivité et en experience client.
L'employé est soutenu
par des outils adaptés qui soulagent ses journées.
Le client est satisfait
car il obtient des réponses complètes dans un meilleur délai.

meilleure messagerie d'entreprise

reception du courrier professionnel, logiciel traitement courrier

 
 
 
 
meilleur boite mail pro, logiciel messagerie
Fonctionnalités - 02/05/2017

Le manager se doit de connaître le travail effectué par ses équipes, en quoi cela serait-il différent pour la communication par e-mail?
Actuellement quel outil de supervision est à votre disposition?

L'outil de pilotage de notre boîte mail professionnelle vous permet de prendre connaissance du flux de l'ensemble de mails de vos équipes et de les superviser dans l'accompissement de leurs tâches.

 
Gérer et aider vos équipes dans le traitement des emails.
messagerie collaborative, messagerie professionnelle

 

meilleur webmail professionnel
Entreprise - 07/04/2017

Quelle différence entre IMAIL et une messagerie classique?

Découvrez dans cet article les approches différentes amenées par IMAIL.

Le suivi du mail.
Le collaboratif.
La gouvernance (manager).
...

messagerie collaborative, messagerie professionnelle

gabarit de réponse, modèle de réponse
Fonctionnalités - 21/03/2017

Combien de mails reçus ont un contenu et une réponse similaire?
Certaines demandes de vos clients sont des demandes semblables et récurrentes.

Notre gestionnaire de mails professionnel vous simplifie la tâche grâce à l'aide à la réponse.

Répondre plus vite et plus facilement.

gérer efficacement emails pro

 
imail-trends-tendances-destresser sa boite de réception
Médias et presses - 15/10/2015

 

Le célèbre "Trends tendances" nous a consacré un article dans sa parution n°42 du 15 octobre 2015 et nous les en remercions.

"IMAIL : Déstresser sa boîte de réception

Permettant de répondre à la problématique rencontrée actuellement par les sociétés dans leur gestion des courriels (boîtes surchargées, mauvais destinataires contactés, dilution de responsabilité face aux mails généraux, etc...), la nouvelle application belge Imail consiste en un gestionnaire collaboratif d'emails professionnels, ayant des fonctionnalités tout à fait novatrices. "Avec Imail, on a voulu utiliser la technologie afin de proposer une messagerie à la fois professionnelle et collaborative", raconte le Belge Shimon Ben-Amy, concepteur de l'application.Grâce à l'introduction de l'intelligence artificielle et d'une analyse sémantique dans la messagerie, les e-mails reçus seront triés et dispatchés en interne en fonction de leur langue d'expédition et de leur thématique, pour être traités le plus rapidement possible par la personne la plus compétente et la plus disponible..."

 

Article Trends Tendances : Déstresser sa boîte de réception