Intelligent Solutions

  • traitement des emails, suivi des emails entrants

    FINI LE DESORDRE

    Bonjour clarté, ordre et logique. Eradiquez le transfert de mails intempestif. Remplacez le par le partage et la centralisation des informations (la duplication fait place à la centralisation).

     

  • logiciel de messagerie professionnelle

    RETROUVER ET REAGIR PLUS RAPIDEMENT

    Recherche des e-mails optimisée grâce à des fonctionnalités novatrices. Vous avez la possibilité d’afficher des modèles de réponses pour les questions recurrentes.

     

    messagerie collaborative, webmail collaboratif

     

     

     

     

  • messagerie professionnelle, messagerie collaborative

    Suivi optimal

    Assurez un suivi à l'ensemble de vos emails, grâce à une jauge évolutive, vous permettant de visualiser les emails non traités. Notre solution vous aide dans le traitement de vos emails entrants.Vos adresses emails génériques sont gérées de façon optimale et collaborative.

     

Convaincu de l’intérêt d’IMAIL

messagerie collaborative, messagerie professionnelle

Comment se passe la suite ?
 

1. INSTALLATION :    Nous installons et configurons tout, vous n'avez rien à faire.

2. SÉCURITÉ :          Votre messagerie (ex: outlook) actuelle reste fonctionnelle, vos e-mails continuent à arriver.
                                   Vous ne devez juste pas les ouvrir pour pouvoir les recevoir dans IMAIL. 
                                   Vous n'êtes jamais dans une situation où vous n'avez plus accès à vos mails.

3. LE TEST :              Testez-nous pendant le 1er mois sans aucun engagement.

4. Satisfait ?              Non, vous retournez sur votre logiciel actuel sans frais, ni facture.

                                   Oui, nous vous envoyons le bon de commande et nous démarrons notre collaboration sans surprise. 

messagerie collaborative, webmail collaboratif

Traçabilité et suivi des emails

Les critères d'affichage, conceptualisés pour une gestion professionnelle de ses e-mails à savoir :

Traitement des emails par:

Statut.

Le statut est une nouveauté majeure dans l’approche du traitement apportée par notre messagerie professionnelle.
Vos mails ne sont plus simplement « lus » ou « non-lus », car cette approche binaire ne colle pas à la réalité du terrain.
Le mail possède une jauge de couleur et un statut évolutif, relatifs à son la progression de son traitement.

Priorité.
À Chaque mail ou contact, vous pouvez attribuer une valeur de priorité, allant de 1 à 5 en fonction de son urgence ou importance.
Ainsi, vous pouvez afficher, toujours en un seul clic, vos e-mails triés sur base de l'urgence et priorité.

mailbox, boite mail professionnelle

logiciel de messagerie, messagerie professionnel

Quoi et pourquoi? 

IMAIL permet d'automatiser le traitement des e-mails entrants d'une entreprise, et l'allocation des tâches qui en découlent. La productivité des employés en est renforcée, à travers l'amélioration du traitement de l'information et la répartition de la charge de travail.

Pour qui? 

Cette solution s'adresse à toutes les structures dès dix cinq collaborateurs (sans limite de nombres) utilisant des adresses génériques telles que : info@, commandes@, support@,...

Cela s'adresse également à toutes les entreprises souhaitant travailler en équipe dans le traitement des emails, améliorer le suivi apporté et disposer d'une gouvernance de l'information sur ce canal de communication !

Comment? 

Grâce à l'intelligence artificielle, IMAIL analyse les e-mails entrants, en détecte la langue et la thématique, et choisit la personne la plus compétente pour y répondre.
Chaque e-mail peut également faire l'objet d'une assignation de groupe (option collaborative), ce qui permet un suivi efficace (sans transferts, sans copies, sans erreurs ou pertes) et une centralisation des informations, en ce compris des pièces jointes.

Conclusion

Tant au niveau de l'utilisateur que du gestionnaire, la transparence et l'efficacité est l'ADN même d'IMAIL. À tous moments, les employés savent ce qu'ils ont à faire et les gestionnaires sont informés en temps réel de la charge de travail de chacun. De plus, IMAIL intègre un outil statistique offrant des données analytiques poussées.

 

messagerie collaborative, webmail collaboratif

messagerie professionnelle, Logiciel de messagerie

Un logiciel de messagerie vous offrant enfin une vision claire des courriels à traiter.
Vous disposez également des notifications des actions effectuées sur les emails partagés. Un courrier électronique partagé est un courriel nécessitant l'intervention de plusieurs personnes pour le traiter. Ainsi, vous arrêtez de transférer inlassablement des emails en interne.

Le tableau de bord vous offre également un aperçu des emails et des courriels partagés récents.
Vous pouvez accéder directement à vos favoris. Nous avons introduit la gestion de favoris afin d'offrir un accès direct aux emails importants.

Au fur et à mesure que vous traitez les courriels, la barre de progression évolue et les couleurs se mettent à jour. Cela motive les employés et apporte un coté ludique à votre logiciel de  messagerie client.

 


routage email-gestionnaire de suivi-messagerie entreprise

Importance priorité par contact ou par mail

IMAIL permet une gestion des mails par priorité. Car tout mail professionnel entrant, tout cas, ne représentent pas le même niveau d’urgence, le même degré d’importance.

C’est pourquoi la gestion d’importance est, avec IMAIL, intégrée dans votre logiciel de messagerie.


Attribuer un degré de priorité par contact.

Attribuer un degré de priorité par cas/mail spécifique.

Mise en avant de l’importance dans l’affichage des e-mails de l’inbox.


 

messagerie collaborative, webmail collaboratif

Traitement des e-mails

RECEPTION

Anti-spam

Notre logiciel de messagerie inclut un système anti-spam filtrant vos e-mails sur base de différents critères innovants. Notre filtre anti-spam s'adapte à ce que vous reportez afin de nettoyer votre messagerie de tous ces courriels indésirables. Notre filtre anti-spam a prouvé son efficacité et les résultats offrent une entière satisfaction aux utilisateurs. S’il s’avère que le courriel reçu est un spam, il est dirigé, toujours de manière automatique, dans un dossier spam. Si ce n’est pas un spam, il poursuit son traitement.
 

Antivirus

Suite à l’analyse anti-spam, l’e-mail passe un test d’antivirus, également automatique. Car même si un mail provient d’un contact connu, ça n’empêche pas l’envoi d’un virus ou d’un cheval de Troie à l’insu du contact lui-même.
Soit le e-mail ne contient pas de virus et continue son cheminement.
Soit un virus est détecté et supprimé.

L'antivirus et l'anti-spam sont ainsi centralisés et, peu importe, où que vous soyez vous bénéficiez de la meilleure protection.

Détection de la langue

Lorsqu’un mail est reçu et ayant passé les tests de sécurité avec succès, s’ensuit une détection de la langue du contenu, parmi treize langues disponibles, et ce, toujours par un procédé automatique afin d’aiguiller la suite de son routage.
L'expéditeur bénéficie ainsi de l'interlocuteur parlant le mieux sa langue ainsi vous disposez d'un logiciel de messagerie orienté vers l'international.

Langues disponibles:
allemand, anglais, danois,  espagnol, finlandais, français, hongrois, italien, néerlandais, norvégien, portugais, roumain, russe et tchèque.

Détection de la catégorie

Une fois la langue déterminée, le contenu du message est examiné par l’intelligence artificielle, qui en fonction des mots, des termes permettront de savoir à quelle catégorie, thématique, se rapporte le e-mail, à savoir, par exemple, s’il s’agit d’un courriel relatif au service clientèle, de vente, de comptabilité ou autres.
Les catégories sont paramétrables et personnalisables en fonction des besoins de chaque entreprise.
 

Transmission au plus compétent

Une fois la langue, la catégorie, thématique trouvées, le routage automatique et intelligent artificielle dirigent le mail vers l’opérateur le plus compétent pour traiter son contenu en fonction des connaissances des opérateurs sur divers critères personnalisables (ex : langues, technique, sales, marketing etc…).
Une analyse de la charge de travail des opérateurs est prise également en compte, afin de transmettre le mail en fonction des disponibilités de ceux-ci et éviter une surcharge de travail et délai de réponse plus long.
Vous disposez ainsi d'une distribution équitable des e-mails entre les différents collaborateurs.
 

Partage du mail

L’opérateur le plus compétent selon tous ces paramètres réceptionne le mail dans sa boîte de réception. Mais un courriel peut aborder plusieurs points, sujets, relatifs à différents départements, etc. Au lieu de transférer le mail (et créer des doublons inutiles), l’option « partage de mail » est présente. Celle-ci permet d’ajouter des collaborateurs au sein d’une seule et même conversation, renforçant ainsi le travail en équipe. Le mail est alors centralisé et accessible par les employés ayant été ajoutés à ce courriel.

Ajout de notes et documents

Une fois le mail partagé, vous pouvez ajouter des notes et documents visibles uniquement par les collaborateurs présents dans le mail. La possibilité de transmettre, communiquer diverses informations et connaissances, est un outil confortant, solidifiant le travail collaboratif et les projets de groupe.
 

Évolution de statuts

Le traitement du mail par évolution de statuts est aussi une des innovations importantes.
L' e-mail n’est plus simplement « lu » ou « non lu » mais il possède une jauge évolutive, colorée, définissant le stade de traitement du courriel. C’est similaire à une avancée en pourcentage. En un clin d’œil, on visualise ce qui a été fait et ce qui reste à faire. Ainsi, vous savez facilement les emails à traiter et en cours de traitement.

VIP

IMAIL permet de gérer les mails par priorité. Car tout mail professionnel entrant, tout contact, tout cas, ne représentent pas le même niveau d’urgence, le même degré d’importance.
C’est pourquoi la gestion d’importance est, avec IMAIL, intégrée dans votre logiciel de messagerie.
Vous pouvez attribuer une priorité à ce mail/contact spécifique en définissant un nombre d’étoiles.
De ce fait, le routage intelligent prend ce paramètre en compte lors de la réception de nouveaux mails entrants.
En un simple et unique clic, vous classez vos emails reçus en fonction du degré d’importance du contact ou de l'urgence du mail.
Ainsi, vous pouvez organiser le traitement de vos emails professionnels de manière optimale du plus impératif au plus quelconque.

Réponses suggérées

Lorsqu'un mail est reçu et qu'il reçoit une réponse, celle-ci peut-être enregistrée comme réponse "template", réponse suggérée.
Ainsi quand un autre mail avec un contenu similaire est réceptionné, vous ou vos collaborateurs pouvez afficher les réponses suggérées.
Le travail lié aux mails est, pour ainsi dire, partagé et ne doit pas être réeffectué sans cesse pour les cas similaires.

Clôturé
Demande d'information - IMAIL

Demande d'information - IMAIL