Intelligent Solutions

  • messagerie professionnelle, messagerie collaborative

    Suivi optimal

    Assurez un suivi à l'ensemble de vos emails, grâce à une jauge évolutive, vous permettant de visualiser les emails non traités. Notre solution vous aide dans le traitement de vos emails entrants.Vos adresses emails génériques sont gérées de façon optimale et collaborative.

     

  • traitement des emails, suivi des emails entrants

    FINI LE DESORDRE

    Bonjour clarté, ordre et logique. Eradiquez le transfert de mails intempestif. Remplacez le par le partage et la centralisation des informations (la duplication fait place à la centralisation).

    messagerie collaborative, webmail collaboratif

  • logiciel de messagerie professionnelle

    RETROUVER ET REAGIR PLUS RAPIDEMENT

    Recherche des e-mails optimisée grâce à des fonctionnalités novatrices. Vous avez la possibilité d’afficher des modèles de réponses pour les questions recurrentes.

     

     

     

     

     

Boîte mail partagée

gestionnaire email, logiciel gestion email

Votre entreprise a recours à des adresses génériques telles que info@..., support@, contact@...

au lieu d’une gestion floue et isolée générées par les messageries classiques (outlook, exchange, google) ayant peu évolué pour les professionnels, le travail en équipe se limitant aux transferts internes d’emails, sans possibilité de savoir si un mail a été traité ou non par un collaborateur.

Imail est un « must have » pour les entreprises utilisant des adresses emails génériques et partagées par plusieurs collaborateurs.

Choisir imail, c’est s’assurer du bon déroulement des tâches pour tous ses collaborateurs.

Oubliez les « RE : » « RE :RE :RE» « FWD » « Cci » etc…

Un seul et même mail est partagé de manière centralisée avec toutes les personnes nécessaires à son traitement.
C'est-à-dire qu’une seule copie est accessible par tous, elle peut être annotée, documentée etc…
pour une communication interne facile et sans duplications inutiles de l’information.

mailbox, boite mail professionnelle

Traçabilité et suivi des emails

Les critères d'affichage, conceptualisés pour une gestion professionnelle de ses e-mails à savoir :

Traitement des emails par:

Statut.

Le statut est une nouveauté majeure dans l’approche du traitement apportée par notre messagerie professionnelle.
Vos mails ne sont plus simplement « lus » ou « non-lus », car cette approche binaire ne colle pas à la réalité du terrain.
Le mail possède une jauge de couleur et un statut évolutif, relatifs à son la progression de son traitement.

Priorité.
À Chaque mail ou contact, vous pouvez attribuer une valeur de priorité, allant de 1 à 5 en fonction de son urgence ou importance.
Ainsi, vous pouvez afficher, toujours en un seul clic, vos e-mails triés sur base de l'urgence et priorité.

mailbox, boite mail professionnelle

logiciel de messagerie, messagerie professionnel

Quoi et pourquoi? 

IMAIL permet d'automatiser le traitement des e-mails entrants d'une entreprise, et l'allocation des tâches qui en découlent. La productivité des employés en est renforcée, à travers l'amélioration du traitement de l'information et la répartition de la charge de travail.

Pour qui? 

Cette solution s'adresse à toutes les structures dès 5 collaborateurs (sans limite de nombre) utilisant des adresses génériques telles que : info@, commandes@, support@,...

Cela s'adresse également à toutes les entreprises souhaitant travailler en équipe dans le traitement des emails, améliorer le suivi apporté et disposer d'une gouvernance de l'information sur ce canal de communication !

Comment? 

Grâce à l'intelligence artificielle, IMAIL analyse les e-mails entrants, en détecte la langue et la thématique, et choisit la personne la plus compétente pour y répondre.
Chaque e-mail peut également faire l'objet d'une assignation de groupe (option collaborative), ce qui permet un suivi efficace (sans transferts, sans copies, sans erreurs ou pertes) et une centralisation des informations, en ce compris des pièces jointes.

Conclusion

Tant au niveau de l'utilisateur que du gestionnaire, la transparence et l'efficacité est l'ADN même d'IMAIL. À tous moments, les employés savent ce qu'ils ont à faire et les gestionnaires sont informés en temps réel de la charge de travail de chacun. De plus, IMAIL intègre un outil statistique offrant des données analytiques poussées.

 

messagerie collaborative, webmail collaboratif

messagerie professionnelle, Logiciel de messagerie

Un logiciel de messagerie vous offrant enfin une vision claire des courriels à traiter.
Vous disposez également des notifications des actions effectuées sur les emails partagés. Un courrier électronique partagé est un courriel nécessitant l'intervention de plusieurs personnes pour le traiter. Ainsi, vous arrêtez de transférer inlassablement des emails en interne.

Le tableau de bord vous offre également un aperçu des emails et des courriels partagés récents.
Vous pouvez accéder directement à vos favoris. Nous avons introduit la gestion de favoris afin d'offrir un accès direct aux emails importants.

Au fur et à mesure que vous traitez les courriels, la barre de progression évolue et les couleurs se mettent à jour. Cela motive les employés et apporte un coté ludique à votre logiciel de  messagerie client.

 


routage email-gestionnaire de suivi-messagerie entreprise

Traitement des e-mails

RECEPTION

Anti spam et antivirus

Le mail passe par un filtre anti spam et antivirus intégrés à imail.

Cette protection centralisée est plus sure qu’une protection par ordinateur.
Car lorsqu'un mail malveillant arrive sur de multiples machines, il suffit qu’une seule des machines soit sans mise à jour d’antivirus pour infecter l’ensemble de l’entreprise (Chaque duplication d’un mail infecté sur un ordinateur est autant de risque d’erreur).

Réception d'un email

Le mail est réceptionné dans l’inbox, son statut est rouge et gras car aucune action n’a encore été effectuée.
Il est automatiquement classé dans l’inbox en fonction de l’importance attribuée à ce contact.

Répondre

Envoi de la réponse au client.
Changement du statut et de la couleur qui lui est attribué.

VIP

IMAIL permet de gérer les mails par priorité. Car tout mail professionnel entrant, tout contact, tout cas, ne représentent pas le même niveau d’urgence, le même degré d’importance.
C’est pourquoi la gestion d’importance est, avec IMAIL, intégrée dans votre logiciel de messagerie.
Vous pouvez attribuer une priorité à ce mail/contact spécifique en définissant un nombre d’étoiles.
De ce fait, le routage intelligent prend ce paramètre en compte lors de la réception de nouveaux mails entrants.
En un simple et unique clic, vous classez vos emails reçus en fonction du degré d’importance du contact ou de l'urgence du mail.
Ainsi, vous pouvez organiser le traitement de vos emails professionnels de manière optimale du plus impératif au plus quelconque.

Suivi du mail

Chaque mail dispose d'un statut relatif à l'évolution de son traitement.

Après réception d'un mail, vous changez le statut de ouvert à lu, sa jauge évolutive change en faveur d'un certain pourcentage de vert.
Ainsi en un clin d’œil sur sa boîte de réception, on a une visualisation des tâches en cours liées à ses emails et leurs progressions. De plus, votre boîte de réception ne contient que les mails à traiter, offrant ainsi une meilleure visibilité.
Vous pouvez ensuite y répondre directement ou après avoir visualisé les réponses suggérées.

Travailler en team

Plus besoin de transferts, de cci de RE :RE :RE…

Vous pouvez annoter l’email et y ajouter des documents visibles uniquement en interne.
Le déléguer en un clic (il passe de son inbox à l’inbox de son collègue sans duplication, il y a toujours qu’un seul mail existant avec les annotations et documents).
Ou le partager (un seul mail est disponible par plusieurs collaborateurs avec lesquels le mail est partagé et dont chaque action est visible par l’ensemble des collaborateurs).
Chaque mail dispose d’un historique des actions effectuées par vous ou vos collaborateurs.

Classer par #Hashtag

Le mail peut se voir marquer d'un ou plusieurs hastags totalement au choix afin de le retrouver postérieurement avec plus de facilité.
Oubliez la classification laborieuse par dossiers et sous dossiers.

Clôture du mail

Toutes les actions qui devaient être menées concernant le mail et les tâches liées à ce ont été effectuées.
Vous pouvez alors le clôturer, sa jauge de progression devient alors totalement verte et le mail n’apparaît plus dans l’affichage de l’inbox afin d’apurer celle-ci des mails qui ne sont plus en cours de traitement.
Vous visualisez uniquement ce qui reste pertinent dans votre inbox. 

Exporter le mail en pdf

Le mail clôturé est disponible en un clic dans les mails traités.
Vous avez également la possibilité de l’exporter à tout moment de son traitement ou a postiori au format pdf pour le stocker dans le CRM.

Avantages constatés

Il n’y a plus de transfert interne.
Il n’y a plus de mail non traité, oublié…
La communication interne est favorisée.
Diminution du temps de traitement – délai de réponse.
 

Clôturé
Demande d'information - IMAIL

Demande d'information - IMAIL